Tips Praktis Mengkonsep Atau Menulis Surat Bisnis

Dalam bekerja di sebuah lingkup perusahaan baik besar maupun kecil, Perusahaan Anda akan selalu berhubungan dengan pihak-pihak eksternal. Maka untuk mengkomunikasikan hal-hal yang bersifat institusional, Anda diharapkan mampu menuangkannya dalam sebuah surat bisnis perusahaan. Berikut ini Tips praktis – beserta contoh – menyusun dan mengkonsep sebuah surat bisnis:

1. Gunakan Bahasa Baku. Dalam menyusun sebuah surat bisnis biasakan untuk memilih kata-kata baku dalam penyampaiannya. Hindari penggunaan kata-kata prokem seperti ngga (untuk tidak), s’moga (semoga), dsb. Walaupun terdengar populer namun berkesan kurang santun untuk mewakili sebuah institusi.

2. Perihal Surat Yang Mewakili Isi. Pilihlah perihal surat yang mampu mewakili seluruh isi surat. Sehingga pihak lain dapat segera memahaminya ketika membukanya – walau hanya secara garis besar.

3. Pembuka Surat Yang Santun. Dalam mengawali sebuah surat bisnis, jangan lupakan pembuka surat yang santun sebagai bahasa ‘basa-basi’. Hal ini berlaku untuk surat-menyurat di Indonesia mauapun di negara barat. Namun juga jangan terlalu bertele-tele sehingga justru mengaburkan isi utama surat bisnis Anda. Gunakan pembuka surat yang santun seperti, “Terlebih dahulu kami sampaikan terima kasih atas kerjasama yang terjalin dengan baik.”

4. Isi Surat Yang Ringkas dan Padat. Usahakan sedapat mungkin Anda menuangkan isi permasalahan dengan ringkas dan to the point.Jangan bertele-tele atau bahkan berputar-putar. Apabila permasalahan yang ingin Anda sampaikan terlalu banyak, gunakan pointer untuk menyampaikannya.

5. Penutup Surat yang Menyimpulkan. Penutup surat terkadang sepele, namun akan lebih bagus apabila ada sentuhan khusus di dalamnya. Biasakan untuk membuat penutup surat yang relevan dengan isi surat. Misalnya seperti “Atas kesediannya kami sampaikan terima kasih” (untuk surat undangan) atau “Demikian mohon perkenannya” (untuk sebuah surat permohonan ijin) atau “Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terima kasih”, dsb.

6. Konsep Surat berdasarkan Jenis. Surat bisnis pada dasarnya sama antara satu dengan yang lainnya. Namun alangkah baiknya apabila Anda dapat mengelompokan penyusunannya berdasarkan jenisnya, seperti surat bisnis permohonan penawaran, surat bisnis penawaran, surat bisnis undangan, surat bisnis penolakan penawaran, dsb.

berikut ini beberapa contoh berdasarkan jenisnya:

Contoh 1:

Kepada Yth :
Direksi
PT IBM IndonesiaThe Landmark Centre I
Jl. Jend. Sudirman No. 1 Jakarta 12910

Perihal : Permohonan Daftar Harga Hardware

Menunjuk surat kami dengan nomor XXXX/RB XXXX tanggal 24 Juni 2005 perihal Permohonan Daftar Harga Hardware sebagaimana fotokopi terlampir, bersama ini kami mohonkan kembali daftar harga untuk hardware dimaksud, dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Pihak Bank Tipsanda tidak memungut tambahan biaya apapun dan dalam bentuk apapun dalam rangka pengadaan hardware ini.

2. Mohon diberikan harga terbaik dengan kualitas standard.

3. Mohon dapat diberikan informasi rekanan reseller yang dapat kami hubungi sekurang-kurangnya 3 reseller.

Demikian, mohon dapat diberikan tanggapan dalam waktu dekat ini. Atas kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Contoh 2:

Kepada Yth :
Direktur
PT. Software Indonesia
Menara Kebon Sirih 5^th Floor, Suite 400
Jl. Kebon Sirih No. 19-20
Jakarta 10340

Perihal : Undangan Penandatangan Perjanjian Kerjasama Pengadaan Software Perusahaan Tipsanda

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya penandatangan Perjanjian Kerjasama Pengadaan Software Perusahaan Tipsanda, maka kami bermaksud mengundang Saudara untuk hadir pada pertemuan yang kami agendakan pada:

Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2007
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Direksi, Lantai 4, Kantor Pusat Perusahaan Tipsanda, Bandung
Agenda : Penandatangan Perjanjian Kerjasama Pengadaan Software Perusahaan Tipsanda

Demikian atas kesediaannya kami sampaikan terima kasih.